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建立高质量“个人资料库”的五原则,知道越早,效果越好

把电脑上的资料库,变成大脑里的知识体系
鸟哥笔记,职场成长,人神共奋,工作,总结,思维
作者:人神共奋

来源:人神共奋(ID:tongyipaocha)

把电脑上的资料库,变成大脑里的知识体系

1/5 对资料收集的反思

在2008年的一次更换电脑中,我不慎丢失了收集将8年多的资料,5000多个文档,这个打击让我整整一个月不想跟那台倒霉的电脑讲话。

后来我也想开了,跟一台电脑较个什么劲儿啊?不要怂,就是干,我要把那些丢失的资料,全部找回来——因为摘录文件奇迹般地保存了下来。

我一直有做资料摘录的习惯,有一回整理小时候的东西,发现都是一本本的剪报(为了积累作业素材)。虽然网上文章下载很方便,但当时为了在BBS上“拍砖”时引经据典之用,收藏文章时,我总是随手摘录其中最重要的一段话。

老天有眼啊,根据摘录信息去搜索全文,一个月的时间就恢复了20%的资料库。

可接下来的一念之差,却让我主动放弃了“恢复行动”——如果我想用的时候就能找到,那我为什么一定要现在专门做这件事呢?

这个念头也让我开始反思自己的“收藏癖”:以前,知识都有纸张这个载体,很容易错过,收集下来很有必要;可信息时代,收集资料太方便了,反而带来了“信息过载”的问题。

假如每天都收藏二三篇资料,十年就是一万篇,如果要认真整理,所有的时间就搭上去了。可以说,你保存的每一份资料,每拥有一天,都会付出一天的维护管理成本——

管理成本一,你需要花时间对它进行分类、标签、整理、噢,还有清理;

管理成本二,当你找别的东西时,它很容易占据你的视野,浪费你的时间,有人统计过了,人这一辈子,有10%的时间浪费在找东西上,20%的负面情绪源于找不到东西;

管理成本三,好像有了手机,我们就不去记电话号码一样,当你决定收藏它时,你很可能就不会花时间去研究它了——这个机会成本很高。

我总结了一个资料管理上的规律:一份资料,如果不是每月都能用上的话,要么你从不去用它,要么它的维护成本大于它的实际价值。

所以收集资料的前提一定是管理成本小于收益,这些年我一直在琢磨这个问题,时间长了,我渐渐总结出“个人资料管理”的五个原则,包括收集、整理和利用三个方面。

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2/5 资料收集的两个原则

让我停止“恢复行动”的还有一个更重要的原因:我发现收藏中,相当一部分是“绝密内部资料”“令人震惊的事实”“2002年流泪的二十个瞬间”,别笑,其实每一代人刚刚上网时,都会经历这个阶段,只是过了几年才觉得这样很Low。

还有当时如获至宝的“最全XXX”、“十大公司经典”等行业资料,仔细看看,大多数都是“挂羊头卖狗肉”的货色。

我不禁对自己的这项爱好产生了强烈的怀疑:“收集资料”这种行为,就像“到此一游”,不过是在制造学习的假象而已。

可这么多年的习惯,生命不息,“收集”不止啊,只是从这以后,每一次有“发现了一篇好文章,我要收藏下来”的冲动时,我都会想:

我为什么要收集这篇文章?

它需要我后续花多少时间去管理?

相比它的价值,我花的时间值得吗?

时间长了,这些想法让我形成了“个人资料管理”的原则一,也是最重要的原则:以输出为目标的资料收集。

“输出”因人而异,主要有写文章、各种汇报材料、工作交流、解决方案、培训材料、社交网络上的分享等等。

比如我目前最核心的工作是写文章,那么平时我会给自己一些选题目标,包括职场成长、心理学、经济学、投资理财、影视等等,范围可以稍宽一点,在这个选题范围内的资料,才有必要收集,其余的只是看看——除非那些特别有意义、或者是自己长期思考的问题。

但这个改变也产生了一个连锁反应——资料分类索引的方法也要跟着改。

因为传统的学科型资料分类方法,无法和“输出”直接关联。比如说,我想要找一些针对职场上下级沟通的案例,但这类资料在心理学、经济学、职场成长中都有,传统的类别索引效率就很低。

所以就有了“个人资料管理”的原则二:以“用途”建立索引

首先要分析,在我的写作中,最依赖资料检索的部分是什么?

分析下来有两类,第一类是“寻找例证资料”。

因为我写的都是常识普及性的文章,要力求每一个观点都能深入浅出,但常写文章的都知道,“深入浅出”谈何容易,从“自己理解”到“向别人解释清楚”,例子比论述逻辑更容易明白。

逻辑可以张口就来,但例证就要找资料,一个好的例证,可遇不可求,这也是为什么我一周只能写两篇文章的原因——找例子几乎要花掉一半的时间。

跟“实例”有相似作用的,还有各种实验调查数据,也需要平时收集。

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另一类是能够触发写作灵感的重要观点。

比如我的《如果每一个人都希望与“同阶层的人”为邻……,实验结果令人震惊!》一文,很早是偶尔看到一篇介绍“职业变性”现象的论文,觉得有意思,就摘录了其中的调查结果。后来做选题时又看到这段文字,就到网上搜索了论文全文,细读之下,发现它的理论根据——“谢林隔离”,再继续找相关论文,当两份资料可以连成一条线,我就定了选题,以“谢林隔离”为主题,除了“职业变性”外,再补充社会学、心理学、企业管理的例证,最后再进行价值观的延展……,一篇文章就此诞生。

这两类用途,占了至少一半的资料。此外,还有一些精彩句式、论述逻辑、金句、标题等等,这些资料的目的是刺激自己的文字感觉,不让文章太过平淡。

所以,我的索引类目命名一般包括两个部分、前一部分是“类别”——包括职场成长、经济学、心理学、科学、文学,后一部分是“用途”,包括观点、故事、数据、材料、案例、语言。

以“用途”建立索引的方法还有一个好处,迫使你每一次收集时都要思考一下,这个东西我以后会怎么用,如果不知道,那它只是“看上去很有用”。

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这两个原则属于“资料收集”,下面两个原则是“资料整理”。

3/5 资料整理的两个原则

有一本书叫《断舍离》,借“如何整理家居环境”这个小问题,来讲一种人生态度。

所谓“断”,就是断绝自己家里不需要或负担不起的东西;所谓“舍”,就是舍弃家里浪费你的管理精力的“破烂”;所谓“离”,就是脱离对物品的执念,还自己一个自由。

整理资料的第一步也是“断”——只收集资料中的精华,这就是原则三:段落摘录为主,文章收集为辅

我们收集一篇文章的理由常常是“日后有可能用到它”,这个“可能”有三种:

第一种:你根本不知道什么时候用,用来干什么。这种情况前面已经说过——果然放弃,如果想看,现在就看完。

第二种:知道用来干什么,但不知道什么时候用。

这种情况,只摘录其中的一段,日后如果要用,再搜索全文。要学会利用网络帮助你保存资料,节省你整理的时间精力,我称之为“云收藏”。

实体书、电子书的办法也是摘录,常备一支实体书文本扫描笔,标明来源,以备日后查找。

第三种:既知道用来干什么,也有明确时间节点。只有这种情况下,才有必要全文收集。

“断”之后是“舍”,这个最好理解,无用的资料越多,使用效率越低,这就是“个人资料管理”的原则四:建立“核心资料库”,把体量保持在“既有用,又易用”的规模上。

通常“舍”的方法有三种:

第一种:没有用的、过时的资料,坚决删除,不要幻想有朝一日你还会用上它,也别在乎误删的小概率事件。这个小小的动作,将为你将来节省大量的时间。

第二种:用过一遍的资料,常常自己就很有印象了,可以放到一个专门的文件夹里,不作任何管理和备份,让它自生自灭。

第三种:用的可能性越来越小的资料,比如有一些知识领域,你越来越不感兴趣了,如果是摘录,我会把字变灰,这样不影响我查阅资料;如果是文档,也是放在“库外”,不作分类,不作管理。

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目前我的核心资料库大概三十多万字,都是从20年积累的上万份资料、电子文档、实体书中摘录后,再不断整理出来的,都是精华中的精华。

4/5 边用边整理

很多人都觉得整理资料很浪费时间,但若不整理,使用起来更浪费时间,我的经验是:最好的整理是使用。

“个人资料管理”原则五:边用边整理

通常我在写一篇文章的时间中,选题要用三到四个小时,说是“选题”,其实主要是翻阅精华资料,寻找选题灵感。

所以最核心的资料整理工作,是在使用过程中进行的,主要有三类:

第一类、为“已入库”的资料设计新的用途:

我的文章常常用到跨学科的知识迁移,比如在《当下属说“办不到”的时候……︱跟着交响乐指挥学管理》一文中,把指挥与管理两个领域的知识技能进行横行联系,看似随意,其实不能靠写作时的灵感一现,平时翻阅资料时,脑子就要有这根弦:任何资料,都要考虑它有没有其他用途。

第二类、从资料到新的资料:

例子就是前面讲的“谢林隔离”,我之所以想到去了解这个理论,是从职场类资料“职业变性”中发现的。在为“谢林隔离”收集资料的同时,我又注意到谢林的冷战理论,这就又当时“毛衣战”的背景联系起来,又成为新的一篇《保持威胁别人的能力,才有真正合作》的选题来源。

第三类、必要的时候要更新索引分类:

分类索引的目的是为了“方便好用”,如果出现了一个新的高频“用途”,就有必要新开一个“分类”,并逐步把相关资料转移到新的分类中。

但整理方法也别太复杂,我发现很多人用一套复杂的标签系统进行资料管理,这会让你成为一名优秀的“资料管理专家”,但无助于你的知识管理,原因最后再说。

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好了,如果做到这五个原则,那你的个人资料库一定非常好用,但最终,你还要需要做到一点:这就是“离”——离开资料库的能力。

5/5 利用好你的大脑

前面说的“边用边整理”有一神奇的“副作用”:资料库越好用,你使用的频率就越高;频率越高,你印象越深,很多资料,你可能已经扫描过无数遍了,有些选题,你甚至不需要翻资料库,直接就能想到。

是的,再好用的“资料库”,也没有你的大脑好用,“资料库”整理的再好,其中的资料,在物理形态上仍然是孤立的,但大脑这个“资料库”不一样,其中的知识都是有联系的,能开成网状的知识体系。

能形成知识体系的“资料库”,才是知识管理的最高境界,唯有大脑可以做到。

而之前的几个原则也都是为了这个目的:

原则一、二:以输出为目标的收集资料,以“用途”来建立分类索引,因为从“来源”到“用途”,往往要跨越知识类别,更易建立知识结构;

原则三、四:段落摘录为主,建立核心资料库,浓缩资料精华,因为大脑的记忆能力是有限的;

原则五:边用边整理,这是一个记忆的过程;不要太依赖复杂的标签系统,因为你要靠大脑(而不是电脑)建立知识体系。

“保持离开资料库的能力,利用好你的大脑”,这才是资料库的终极意义。

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